勤務先の鍵を紛失したときの始末書テンプレート

始末書は、過失、事故、怠慢などにより会社の信用を傷つけたり、損害を与えたりした場合、その事実関係を明らかにしたうえで反省・謝罪し、二度と再発させないことを誓うための文書です。

始末書の書式は、不始末の内容にかかわらず決まった流れがありますが、ここでは勤務先の鍵をなくした際に利用できるテンプレートに特化して解説します。

始末書テンプレート

平成○○年○○月○○日

株式会社□□□□■
代表取締役社長 □□□□ 殿

○○部○○課 □□□□　　印

始末書

この度は、私の不注意で◯◯室の鍵を紛失してしまい、皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

◯◯室の鍵の紛失は、平成○○年○○月○○日の帰宅後に気付きました。◯◯室を施錠後、財布のキーリングに付けて持ち帰ったはずですが、帰宅途中に財布ごと紛失していまいました。

警察に遺失届を提出し、紛失日当夜に立ち寄った◯◯駅をはじめ、帰宅経路を捜索中ですが、現在のところ発見できておりません。

鍵の取り扱いには細心の注意を払うようご指導いただいていたにもかかわらず、このような事態を引き起こしてしまい、弁解の余地はございません。深く反省すると共に、今後は、財布とは別に持ち歩く、紐やチェーンなどで身につけるなど管理方法を改善し、二度と同じ不始末を繰り返さないことを誓います。

何とぞ寛大なご処置を賜りますようお願い申し上げます。

以上

まずは、不始末の事実関係を明らかにします。

トラブルに至った経緯、原因、理由を正確に報告してください。注意事項としては、きちんと書こうとして克明になり過ぎないこと。客観視することに努め、起こった事実を簡潔にまとめるよう心がけましょう。

鍵の紛失から現在に至る状況を報告します。ここでは、現状を伝えることはもちろん、トラブル発生に対して自分がどのような措置を取ったのかを記載してください。

始末書の本質は「上司の許しを請うもの」です。少しでも好印象を持ってもらえるよう、警察への届出はもちろん、立ち寄った場所の捜索・確認など、原状回復のために実行したことは書いておきましょう。

反省・陳謝を示す文は誠実さを心がけて書いてください。テンプレートでは冒頭と後半で述べていますが、本文のどこかあれば1度でも構いません。ただし、度を越した謝罪や、言い訳めいた反省、感傷的な訴えにならないよう注意しましょう。

反省だけでなく、再発防止に向けた具体的な改善策を示せるとなおいいです。もっとも、鍵の管理というのは、会社の規模や勤務体系等によっては個人の管理能力に任せるしかないところもあるので、難しい場合は「決意」に類似するものでも構いません。

最後は「何とぞ寛大な措置を……」と許しを請う一文で締めましょう。決まり文句のようなものですが、なくてはならないセリフです。しかし、「2」や「3」の過程で正直さや誠実さが伝わっていないと効果は望ません。

一昔前なら直筆が基本でしたが、最近はパソコンで作成する人も増えています。ただ、パソコンで書く場合でも、署名だけは直筆というのが今のところの常識でしょう。

会社によって規定があると思いますので、執筆前に確認してください。